Certificarea ISO 9001 este considerată un standard de aur în ceea ce privește sistemele de management al calității la nivel global. Această certificare nu reprezintă doar semn al excelenței, cât mai ales o dovadă a angajamentului unei companii de a oferi servicii și produse de calitate, care satisfac așteptările clienților și îndeplinesc cerințele legale.
Astfel, nici nu este de mirare că pentru multe organizații certificarea ISO 9001 este un obiectiv ambițios și costisitor, dar beneficiile nu întârzie să apară – creșterea eficienței proceselor, îmbunătățirea relațiilor cu clienții, oportunități de expansiune pe piețe noi și un important avantaj competitiv.
Dar care sunt pașii necesari pentru a obține această prestigioasă certificare?
În primul rând, compania trebuie să înțeleagă care sunt cerințele ISO 9001
Înainte de a demara procesul de certificare ISO, firmele doritoare trebuie să înțeleagă exact cerințele privind:
- Abordarea bazată pe procese;
- Abordarea bazată pe managementul riscurilor;
- Angajamentul conducerii;
- Abordarea orientată către client;
- Îmbunătățirea continuă.
Pasul 2 – Evaluarea stării curente
Printr-o astfel de evaluare, compania își va face un plan de acțiune. De cele mai multe ori, evaluarea situației curente se face printr-un audit intern, pentru a se putea stabili în ce măsură sistemul actual de management al calității corespunde cerințelor ISO 9001. Practic, auditul va identifica punctele tari ale companiei, dar mai ales zonele ce trebuie îmbunătățite.
Formarea echipei de proiect
Constituirea unei echipe dedicate procesului este vitală pentru succesul implementării ISO 9001. Se recomandă ca echipa să fie formată din reprezentanți ai diferitelor departamente, având un lider cu autoritate și resursele necesare pentru a conduce proiectul.
Dezvoltarea sau revizuirea Sistemului de Management al Calității (SMC)
SMC este inima oricărei organizații care își dorește să obțină și să mențină certificarea ISO 9001. Înainte de a elabora orice document sau procedură este esențial să definim clar scopul și limitele SMC. Acest lucru implică identificarea proceselor esențiale care afectează calitatea, partenerii și părțile interesate relevante, precum și resursele necesare pentru a asigura calitatea.
Ulterior se realizează documentarea politicii de calitate, care este o declarație formală a organizației privind angajamentul său față de calitate. Aceasta trebuie să fie concordantă cu misiunea și viziunea organizației și să fie comunicată la toate nivelurile.
Procesul continuă cu stabilirea obiectivelor de calitate, care trebuie să fie măsurabile. Ideal, acestea trebuie să fie SMART (Specifice, Măsurabile, Atinse, Relevante, Temporal definite) și revizuite periodic pentru a asigura relevanța și eficacitatea lor.
Fiecare proces care afectează calitatea produselor sau serviciilor trebuie identificat, definit și documentat. Asta înseamnă că trebuie să existe proceduri clare pentru crearea, revizuirea, aprobarea și retragerea documentelor și a înregistrărilor.
Implementarea sistemului de management al calității
Odată ce SMC este dezvoltat, următorul pas este implementarea sa în întreaga organizație. Toți angajații, indiferent de nivelul ierarhic, trebuie să fie informați despre noul SMC, precum și despre relevanța și importanța lui.
Managementul trebuie să creeze sesiuni de instruire formale, pentru a se asigura că personalul înțelege procedurile și responsabilitățile lor în cadrul SMC. Tehnologia și platformele digitale pot fi instrumente valoroase pentru urmărirea, monitorizarea și raportarea activităților legate de SMC.
Stabilește indicatori de performanță clari (KPI) care să reflecte eficacitatea SMC și cere feedback constant de la clienți, furnizori și angajați pentru a evalua performanța și pentru a identifica domenii de îmbunătățire.
Audituri interne și revizuirea de către conducere
Înainte de auditul de certificare se fac audituri interne pentru a verifica eficacitatea SMC și alinierea acestuia cu direcția strategică a organizației.
Alegerea organismului de certificare
Se recomandă un organism de certificare recunoscut și acreditat, care să poată demonstra experiență și competență în domeniul de activitate al companiei. Odată aleasă firma, aceasta va efectua un audit în două etape pentru a evalua conformitatea și eficacitatea SMC. Dacă evaluarea decurge fără probleme, firma va primi certificatul ISO 9001.
Totuși, certificarea este doar începutul. Pentru ca o companie să se bucure de avantajele ISO 9001, aceasta trebuie să își mențină conformitatea, să își îmbunătățească în mod continuu SMC, prin audituri regulate, atât interne, cât și externe.
